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Modernes E-Mail Management

Gedacht, getippt, gesendet: Noch nie war die Kommunikation im Berufsleben so schnell wie heute! So manche Regel wird bei der geschäftlichen Korrespondenz per E-Mail heute missachtet – dies führt nicht selten zu Fehlern, unüberlegten Äußerungen und überhasteten Reaktionen.

Regel Nr. 1:
Achten Sie auch in E-Mails auf Umgangsformen und Etikette!
Schon die Anrede ist wichtig. Achten Sie genau darauf,  wem Sie schreiben, welchen Titel oder Namenszusatz Sie nicht vergessen sollten.  Sehr unhöflich und leider schon weit verbreitet ist es, die Anrede ganz wegzulassen: „Erbitte Bestätigung unseres Termins. MfG, R.L.“
Besser geht es so:
„Sehr geehrter Herr Dr. Meininger,

…bitte bestätigen Sie mir noch kurz unseren Termin am…
Vielen Dank.
Mit vielen Grüßen nach Bielefeld,
Richard Langer“

Zwischen Anrede und ersten Absatz gehört, wie bei einem Brief, eine Leerzeile. Vermeiden Sie in Ihrem Text Abkürzungen. Sie erschweren unnötig das Lesen des Textes und sind manchen Lesern nicht bekannt.

Ferner sind eine freundliche Grußformel und die Autosignatur am Ende einer E-Mail obligatorisch. Selbstverständlich beenden Sie eine E-Mail mit Ihrem Namen. Unfein ist es, wenn sie Ihren Namen auf zwei Buchstaben reduzieren: „Mit freundlichen Grüßen T.K.“ Außer den „Freundlichen Grüßen“ (bitte niemals abkürzen) können Sie auch „Viele Grüße aus…“ oder „Beste Grüße nach…“ schicken. Umso besser Sie den Adressaten kennen, umso herzlicher darf Ihr Gruß ausfallen. Bei geschäftlichen E-Mails, insbesondere beim Erstkontakt, ist aber Zurückhaltung angebracht.

Regel Nr. 2:
Eigenen E-Mails nicht sofort hinterher telefonieren!
„Haben Sie meine E-Mail schon gelesen, die ich Ihnen eben geschickt habe?“
Die meisten Menschen fühlen Sie durch solche Rückfragen bedrängt und reagieren nicht selten unwirsch. Verzichten Sie also auf Nachfragen, die Ihr Gegenüber dazu zwingen, die Mail rasch zu überfliegen, schnell einen Kommentar abzugeben und eventuell ad hoc eine wichtige Entscheidung zu fällen. Lassen Sie dem Empfänger ausreichend Zeit, sich auf Ihre Nachricht zu melden. Sollte er sich zu Ihrer Nachricht allerdings nach einer gewissen Zeit noch nicht geäußert haben, dürfen Sie natürlich höflich nachfragen.

Regel Nr. 3
Formulieren Sie in der Betreffzeile eine aussagekräftige Information!
Nennen Sie die wichtigsten Stichworte zum Inhalt Ihrer E-Mail in der Betreffzeile. So machen  Sie es dem Empfänger leichter, Ihre E-Mail zuzuordnen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu finden.
Achten Sie bei der Formulierung der Betreffzeile darauf, dass der Empfänger sofort weiß, worum es Ihnen geht. Schreiben Sie anstatt: „Unser Telefonat vom heutigen Tag.“ besser konkret „Terminvereinbarung für den 10.02.2011 um 18.00h.“

Regel Nr. 4
Achten Sie auch bei E-Mails auf richtige Rechtschreibung und eine übersichtliche Gestaltung.
Viele Mails werden in Eile verfasst und schnell verschickt. Doch auch E-Mail Empfänger achten auf korrekte Rechtschreibung, richtige Grammatik und eine übersichtliche Gestaltung. E-Mails, in denen es vor Fehlern wimmelt, lassen auf Nachlässigkeit schließen und der Empfänger fühlt sich wenig wertgeschätzt. Längere E-Mails lesen sich leichter, wenn sie gut gegliedert sind. Achten Sie auf kurze Sätze, ca. 15 Wörter pro Satz sind empfehlenswert. Ferner gilt: Ein Thema, ein Absatz.

Regel Nr. 5
Wählen Sie die Empfänger Ihrer E-Mails sorgsam aus!
Wie häufig haben Sie schon E-Mails erhalten, deren Inhalt für Sie von absolut keiner Relevanz war?
Bevor man diese Erkenntnis erlangen konnte, musste man allerdings nicht selten schon viel Zeit investieren! Denn zuerst müssen auch diese Mails geöffnet und gelesen werden, um dann festzustellen, dass der Inhalt für Sie nicht von Belang ist, auch wenn Sie mit in den Verteiler aufgenommen wurden. Prüfen Sie daher immer, wer wirklich ein berechtigtes Interesse an Ihrer E-Mail hat. Überprüfen Sie feste Verteiler-Gruppen in regelmäßigen Abständen: Sind noch alle Personen mit diesem Projekt beschäftigt, ist der Inhalt wirklich für jeden aus der Gruppe interessant…etc.?

Regel Nr. 6
Eingehende Mails in reservierten Zeitfenstern bearbeiten.
Mails ständig abzurufen hindert Sie an Ihrer konzentrierten Arbeit. Sie antworten rasch, ärgern sich oder greifen geschwind zum Telefonhörer…All das führt dazu, dass Sie die Arbeit, mit der Sie gerade beschäftigt waren, unterbrechen und später wieder neu aufnehmen müssen. Häufig dauert es dann eine Weile, bis man wieder zurück im Thema ist. Reservieren Sie stattdessen feste Zeitfenster, in denen Sie sich den eingehenden E-Mails widmen.

Regel Nr. 7
Kritische Themen besser persönlich besprechen!
Nutzen Sie das Medium E-Mail nicht, um Ihrem Ärger spontan Luft zu machen. Eine Mail ist schnell geschrieben – oft zu schnell! Und wenn der Ton dann nicht stimmt, tut es Ihnen vielleicht direkt nachdem Sie sie abgeschickt haben leid. Wenn Sie verärgert sind, Kritik üben möchten oder ähnliches, ist es sinnvoll, das persönliche Gespräch zu suchen. Auf solche Gespräche sollten Sie sich immer in Ruhe vorbereiten und auch Ihrem Gesprächspartner die Zeit zur Vorbereitung einräumen.

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